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Ausbildung bei satis&fy

Annabelle Bär, Veranstaltungskauffrau im 1. Ausbildungsjahr, über ihre erste Joberfahrung

"Ich bin jetzt jobfit!"

Vom 5. bis 7. Juni war satis&fy für die Umsetzung einer Veranstaltung für den Kunden Aareon, Europas führendes Beratungs- und Systemhaus für die Immobilienwirtschaft, in Garmisch-Patenkirchen verantwortlich. Diese Veranstaltung gibt es schon seit unglaublichen 29 Jahren und auch für satis&fy ist der Event bereits seit über 20 Jahren eine feste Größe im Kalender. Wir sind nicht nur für die gesamte Technik, sondern auch den Bühnenbau und das Bühnendesign verantwortlich. Ich mache derzeit eine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau und befinde mich am Ende meines ersten Lehrjahres. In Garmisch-Patenkirchen war ich als Projektassistenz dabei.  

Bei dem Event handelt sich übrigens um einen zweitägigen Branchentreff der Immobilienwirtschaft. In diesem Jahr beschäftigten sich Fachleute aus der Branche, aber auch aus Politik und Wissenschaft mit den Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung. Am Vorabend des Kongresses findet traditionell immer ein „Bayrischer Abend“ statt. Die Gäste können sich bei gutem Essen, kleinen Spielen und in Begleitung einer bayrischen Band kennenlernen, austauschen und gemeinsam feiern. Am ersten Kongress-Tag treten verschiedene Redner auf und Workshops finden statt: viel Innovation, Information, aber auch immer wieder Unterhaltung. Am letzten Tag kamen auch Gast-Referenten zu Wort. In diesem Jahr waren unter anderem Ex-Außenminister Sigmar Gabriel oder der Wirschaftsphilosoph Anders Indset vor Ort. All das spielt sich im und um das Kongresshaus in Garmisch-Partenkirchen ab. Zum einen werden verschiedene Konferenzräume des Kongresshauses genutzt, zum anderen wird aber auch ein großes Eventzelt im Kurpark aufgebaut, in dem die Vorträge der Redner gehalten werden. Ich habe mir von meinen Kollegen, die bereits seit vielen Jahren dabei sind, sagen lassen, dass das Wetter der Veranstaltung nicht immer hold gewesen ist.  Wir aber hatten Glück. Sonne satt und warme Temperaturen, statt Minus-Grade und Schnee.

Meine Aufgabe war es, unsere Projektleiter in der Vorbereitung sowie vor Ort zu unterstützen. Dies war mein erster längerer Job, bei dem ich sowohl in der Planungsphase als auch vor Ort mithelfen durfte. In der Vorbereitungsphase kümmerte ich mich vor allem um die Transportbestellung der Trailer und der Crewfahrzeuge. Außerdem muss immer, egal um welchen Job es geht, eine Crewliste mit den wichtigsten Infos zum Personal erstellt werden: Wer ist wie lange gebucht, wer ist in welchem Hotel untergebracht, etc. Auch das habe ich übernommen und die Informationen an unsere Agentur für die Hotelbuchungen weitergegeben. Zuletzt informierte ich die Crew über Buchungen und Bestätigungen.  

Wir reisten am 1. Juni mit vier Trailern Material an. Quasi sofort begannen wir auszuladen und das Material in das Zelt, das bereits stand, zu bringen. Dort fing unser Rigger an, die Hängepunkte zu befestigen und die Traversen aufzubauen. Ich half mit, die Cases zu sortieren und achtete darauf, dass sie an der richtigen Stelle im Zelt landen. Mittags begannen dann unsere Techniker mit dem Aufbau. Ich stand ihnen bei Fragen zur Seite und schaute beispielsweise fehlende Informationen in unserem Warenwirtschaftssystem easyjob nach.

Am zweiten Tag begann unsere Scenic Crew, also unsere Messebauer, mit dem Aufbau der Bühne und Bühnenrückwand. Dabei lernte ich, dass Stoff nicht gleich Stoff ist und Molton auf einer Bühnenrückwand ziemlich schnell Falten schlagen kann, wenn die Temperatur nicht stimmt. Unsere Leute haben das aber ziemlich schnell in den Griff bekommen. Der Stoff blieb gespannt.

Nach dem Kongresssaal wurde auch die Technik in den verschiedenen Workshop-Räumen aufgebaut. Ich war für die GoPro verantwortlich, die wir auf Kundenwunsch aufgestellt haben, um den Aufbau und den Event aufzuzeichnen. Von Zeit zu Zeit musste ich die Einstellungen sowie die Position anpassen. Zudem war ich für das Produktionsgeld zuständig und kümmerte mich darum, dass jeder Fahrer Geld fürs das Tanken der Mietwagen bekam.

Am Ende des zweiten Aufbautages mussten alle Traversen fertig bestückt und auf Endhöhe positioniert sein. Dann kontrollierten wir noch, dass das Zelt leergeräumt ist und sich alle Cases auf dem Leergutplatz befinden. Denn am nächsten Tag wurde die gesamte Bestuhlung gestellt.

Am 4. Juni, einen Tag vor Kongressbeginn, mussten die Feineinstellungen der Technik vorgenommen werden. Ich half bei der System-Einmessung der Lautsprecher mit, durfte die Mikrofone testen und bekam von unserer Lichtcrew viele wertvolle Tipps zur Ausleuchtung der verschiedenen Lampen. Für die Videocrew musste ich auch Probe stehen für die Einstellung der Kamera. Am 5. Juni fanden dann die Kundenproben statt. Während dieser informierte ich die Mittagsschicht über Arbeitsbeginn und Dresscode für den Veranstaltungstag. Während der Aufbautage musste ich immer mal wieder die Crewliste anpassen, da es Personaländerungen gab. Auch das Hotel musste natürlich über die Änderungen informiert werden. Abends fand der bayrische Vorabend statt, auf dem auch die Projektleiter eingeladen waren. Ich durfte auch mit.

Am 6. Juni begann die eigentliche Veranstaltung. Während der Veranstaltung erstellte ich bereits die Hotelliste für das nächste Jahr. Unsere Kundin hatte uns darauf hingewiesen, dass 2020 ein weiteres Event zeitgleich stattfinden würde und die Hotelkontingente bereits stark beansprucht seien. Zum Teil konnte ich aber auch den Reden lauschen, was ganz spannend war. Vor allem Anders Indsets Rede fand ich sehr interessant. 

Am 7. Juni, dem letzten Kongresstag, begannen wir gleich nach den letzten Vorträgen mit dem Abbau. Ich half gewerkeübergreifend mit und kontrollierte, dass alle fertigen Cases Richtung Ausgang geschoben wurden, sodass der erste Trailer beladen werden konnte. Am 8. Juni wurden dann die letzten drei Trailer beladen. Mit dem Schließen der letzten Trailertür ging es dann auch für uns in Richtung Heimat. Meine Aufgabe besteht jetzt darin, alle nötigen Belege der Crew einzusammeln und die Produktionskostenabrechnungen zu machen.

Alles in allem war es für mich eine super Erfahrung, erstmalig bei einem größeren Event dabei sein zu können und mir ein Bild zu machen, was es heißt, zu einem Projekt-Team dazuzugehören. Es fühlte sich einfach gut an. Ich durfte viel mithelfen und anpacken. Auch fachlich hat mich der Event weitergebracht, da sich die Techniker wirklich viel Zeit genommen haben, mir Wissen zu vermitteln. Ich denke, dass ist es letztendlich auch, was die Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau bei satis&fy von der gleichen Ausbildung in anderen Betrieben unterscheidet: Die Technik spielt in unserem Eventalltag und bei der Eventplanung einfach eine wichtige Rolle. Besser ist es, sie zu verstehen.

Die Veranstaltung in Garmisch-Patenkirchen hat mir zudem gezeigt, was in den nächsten Jahren noch auf mich zukommt. Denn ab dem zweiten Lehrjahr werde ich schon eigene Projekte betreuen dürfen und mit unseren Kunden in den direkten Kontakt treten. Mit den Erfahrungen, die ich bei Aareon sammeln durfte, weiß ich, was mich erwartet. Ich bin jetzt jobfit!

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